اگر به تازگی مدیر شدهاید یا به هر طریقی وظیفه اداره یک شرکت را بر عهده گرفتهاید، علاوه بر اطلاعات پایهای که باید از بحث مدیریت داشته باشید، رعایت برخی نکات نیز باید برایتان حائز اهمیت باشد. در این مقاله سعی شده تا نکاتی را به طور مختصر و مفید در این رابطه ارائه دهیم.
برخی از مدیران، به علت نداشتن دانش و اطلاعات کافی در ارتباط با مدیریت یک مجموعه یا شرکت، نوع رفتار با کارمندان و همکاران و رسیدگی به امور مالی و اداری شرکت، باعث ایجاد مشکلات بسیاری برای خود، شرکت و کارمندانشان میشوند. یک مدیر خوب قبل از شروع وظایف مدیریتی خود، باید با اصول اولیه مدیریت آشنا باشد. اگر شما جزو کسانی هستید که به تازگی وارد این بخش از فعالیت کاری خود شدهاید و اصطلاحا به سِمَت مدیریت منصوب گشتهاید، علاوه بر مطالعه کافی در زمینه مدیریت حوزه کاری خودتان، گذراندن دورههای مدیریت و سرپرستی، باید یکسری نکات کلیدی را نیز مدنظر داشته باشد.
قبل از شروع بحث، ذکر یک نکته بسیار حائز اهمیت است. برخی از افراد فکر میکنند که چون در حیطه کاری خود حرفهای و خبره هستند، پس حتما مدیر موفقی نیز هستند! این مساله در اکثر اوقات درست نیست. تجربه ثابت کرده، بسیاری از افرادی که در هر حوزهای غیر از مدیریت فعالیت میکنند، حتی اگر در بالاترین حد تخصص آن حوزه نیز باشند، در مبحث مدیریت ضعف دارند. به عنوان مثال اگر شما یک برنامهنویس درجه یک هستید، این مساله دلیلی بر این نیست که شما قطعا یک مدیر خوب نیز هستید! هر چند کم نیستند افرادی که علاوه بر مهارت در حرفه تخصصی خود، از قدرت مدیریت بالایی هم برخوردارند.
بخشی از ضعف مدیریت را میتوان با مطالعه و تمرین برطرف کرد؛ اما مدیریت اساسا یک ویژگی ذاتیاست. قبل از هر چیز شما باید ذاتا یک مدیر باشید تا بتوانید با افزایش دانش فنی خود، به عنوان یک مدیر موفق شناخته شوید.
۱۵ اصل مهم که برای مدیریت و رهبری موفق یک شرکت لازم است:
۱- قاطعیت داشته باشید
شما به عنوان نفر اول شرکت، نیازمند قاطعیت هستید. قاطعیت به معنای خشم، بداخلاقی یا غرور نیست. قاطعیت مهارتی است که بدون تمرین بدست نمیآید. اکثر مدیرانی که زیر بار درخواستها یا قراردادهای ناموفق رفتهاند، افراد قاطعی نبودهاند؛ پس سعی کنید علاوه بر دوری از خشم و عصبانیت، مهربانی پیشه کرده و در اداره امور شرکت قاطعیت لازم را نیز داشته باشید.
در کنار قاطعیت، شجاع هم باشید؛ یک فرد شجاع در مقابل مشکلات عقبنشینی نمیکند بلکه در پی حل آنها تلاش میکند.
۲- دخل و خرج را مدیریت کنید
صندوق شرکت را خالی نکنید. با مدیریت مخارج است که شرکت شما پیشرفت خواهد کرد. کارمندان شما دوست دارند که درآمد شرکتتان خوب باشد تا آنها با خیال راحت کار کنند. فراموش نکنید که کارمندان شما برای وقت گذرانی یا جنبههای سطحی دیگر در شرکت استخدام نشدهاند؛ آنها هم نیازهای خودشان را دارند و باید انگیزه لازم برای ادامه همکاری با شرکت را داشته باشند. یکی از این انگیزهها، مسائل مالی و پرداخت به موقع حقوقشان است. بنابراین سعی کنید هر روز به حسابرسی شرکت خود بپردازید.
۳- اهداف و چشماندازهایتان را مشخص کنید
اهداف، چشماندازها و انتظارات خود از خودتان و کارمندانتان را بشناسید و این موارد را به طور شفاف برای کارمندانتان توضیح دهید. کارمندان باید با اهداف اصلی شرکت در زمینه پیشبرد مقاصد، آشنا باشند.
۴- به تبلیغ شرکت خود بپردازید
شاید تعداد شرکتهایی که بدون تبلیغات توانستهاند وجهه موفقی از خود نمایش بگذارند، بسیار کم باشد. تبلیغات جزو جدایی ناپذیر هر شرکت، موسسه و یا مجموعه است که باعث بهتر دیده شدن مجموعه میشود. تبلیغ خوب، جذب مشتری دائمی را در پی خواهد داشت.
در نظر داشته باشید که باید بر اساس درآمدی که دارید برای تبلیغات خود برنامهریزی کنید؛ بریز و بپاش در تبلیغات عاقبت خوشی نخواهد داشت.
۵- استخدام نیرویهای زبده را بیاموزید
شاید بارها شنیده باشید که نیروی انسانی هر مجموعه، بزرگترین سرمایه آن مجموعه است. سعی بر این داشته باشید که افراد متخصص، متعهد و با اخلاق را جذب کرده و برای حفظ آنها از هیچ تلاشی فروگذار نکنید. نحوه صحیح استخدام، یک علم است که باید فراگرفته شود؛ مدیران بسیاری هستند که روزانه آگهیهای استخدام بسیاری را منتشر میکنند ولی یا موفق به جذب نیرو نمیشوند و یا نیروهای جذب شده، کارایی مورد انتظار را ندارند.
۶- برای اداره امور تخصصی از مشاور کمک بگیرید
مشاوران معتمد، ستونهای اعتماد یک شرکت هستند. برای اینکه بتوانید در امور تخصصی شرکت مانند مسائل مربوط به قراردادهای مالی و حقوقی موفق ظاهر شوید، باید از یک یا چند مشاور خبره و مورد اعتماد کمک بگیرید.
۷- نیازهای مشتریان را در نظر بگیرید و نسبت به رقبایتان هشیار باشید
یکی از نکات کلیدی در رابطه با مدیریت شرکت و مسائل مربوط به مشتریان، نحوه ارتباط با مشتریان است. اصول برقراری ارتباط با مشتری را آموخته و به کارمندان خود نیز بیاموزید که چگونه با مشتریان برخورد کنند. در عین حال حواستان به فعالیت رقبایتان هم باشد و از آنها غافل نشوید. رقابت سالم از ضروریات پیشرفت است.
۸- وقت را بیهوده از دست ندهید
وقت طلاست! بهترین جملهای که میتوان در این مورد بیان کرد. احتمالا حالا که مدیر شدهاید، این مساله برایتان روشنتر شده است. به وقتتان اهمیت بدهید و از این طریق به اهداف والایتان برسید.
۹- وظایف و کارهای خود را اولویتبندی کنید
اغلب اوقات لزومی ندارد که وظایف خودتان را در سریعترین زمان ممکن و با فشار کاری بالا انجام دهید. بسیاری از کارها را میتوان در فرصتهای مناسبی که پیش روست، انجام داد. کارهایتان را اولویتبندی کنید.
۱۰- هواخواه کارکنانتان باشید
در صورت لزوم، از کارکنان خود دفاع کنید و به اصطلاح هوای همکارانتان را داشته باشید. به کارمندانتان انگیزه بدهید. انگیزه همیشه مادی نیست؛ بسیاری از اوقات، یک تشکر خشک و خالی و ارزش دادن به کار کارمندان، فوق العاده انگیزهبخش خواهد بود. اگر از کارمندی ضعیفی دیدید و یا کارمندی از شما و شرکت نارضایتی داشت، در فضای خصوصی با خود شخص صحبت کنید.
از همه مهمتر اینکه از حرفهایی که پشت سرتان زده میشود ناراحت نشوید؛ عکسالعمل نامناسب شما میتواند نقطهضعفی در مقابل دیگران باشد.
درست است که کنترل کردن از اساس کار مدیریت است، اما شما باید در کمال احترام به حریم خصوصی کارمندان، فرآیند انجام کار و نتیجه حاصله را کنترل کنید.
۱۱- خود را با شرایط روز وفق دهید
برخی از مدیران به اعمال تغییر در نوع مدیریت یا هر مسالهای دیگری در شرکت واکنش منفی نشان میدهند. سعی کنید راکد نمانید و به تغییراتِ مثبت فکر کنید. به نیروهایتان اجازه اظهار نظر دهید؛ به این ترتیب شرکت شما آیندهای روشن خواهد داشت
۱۲- جلسات منظم، کوتاه و موثر داشته باشید
برای تبادل نظر با تیم مدیریت، همکاران و کارمندان، بهتر است هر از گاهی جلساتی را برگزار کنید. از برگزاری جلسات بینظم، خارج از وقت اداری و مکرر جدا خودداری کنید؛ این مساله، اهمیت جلسات را برای کارمندان از بین خواهد برد.
برای مدیریت یک جلسه، سعی کنید پیشتر با اصول برگزاری جلسات اداری آشنا بوده و مطالعات لازم را انجام دهید.
۱۳- نگذارید احساسات بر شما غلبه کند
در برخورد با مشکلات و هیجانات ناشی از مسائل کاری، آرامش خود را حفظ کرده و خشم خود را فرو ببرید. سعی کنید هرگز خشمگین نشوید و بر روی رفتار خود چه در مواقع خوشی و چه برعکس، کنترل کافی داشته باشید. ضمنا به یاد داشته باشید که شرکتها به یک باره به رشد مورد انتظارشان نمیرسند. پیشرفت در راه درست همیشه پله پله انجام میگیرد؛ پس صبور باشید و کار خود را به نحو احسن انجام دهید.
۱۴- کارکنان خود را به دورهمی دعوت کنید
هر از گاهی کارکنان خود را به میهمانی یا دورهمی دوستانه در محیطی سالم و صمیمی دعوت کنید. مثلا در یک کافیشاپ یا رستوران به صرف نوشیدنی یا یک وعده غذایی. این دورهمیها باعث خواهد شد تا بتوانید از علایق و سلایق کارمندانتان بیشتر باخبر شده و آنها را بیشتر بشناسید.
۱۵- مراقب سلامتی خود باشید و استراحت کنید
بدون انرژی لازم، کارها به خوبی پیش نمیرود. شاید بهتر بود این بخش در ابتدای مقاله ذکر شود. شما برای این که بتوانید یک شرکت موفق داشته باشید، اول باید سالم باشید. پس به سلامتی خود و اطرافیانتان اهمیت دهید.
برای کارتان زمانبندی داشته باشید. بدن شما نیاز به استراحت دارد؛ خیال نکنید که کار بیوقفه و بدون استراحت، بهرهوری بیشتری خواهد داشت! دقیقا برعکس، این استراحت مناسب است که بهرهوری کاری خود و نیروهایتان را تضمین میکند. همانطور که در بند قبلی ذکر شد، خانواده از مهمترین بخشهای زندگی هر شخص است؛ پس با خانواده خود وقت بگذرانید. مسافرت در اوقات تعطیلی را فراموش نکنید. یک کلام؛ بیش از اندازه کار نکنید، بدن شما نیاز به استراحت دارد.
خانواده مهمترین بخش زندگی ماست. فراموش نکنید که همه ما برای رفاه حال خود و خانوادهمان در تلاش هستیم و هیچ یک از موفقیتهای ما بدون حضور خانواده، نه تنها معنا پیدا نمیکند، بلکه لذتی هم در پی نخواهد داشت. پس مطمئن شوید که راهاندازی شرکت باعث نخواهد شد که شما خانواده خود را از یاد ببرید. خانواده در موفقیت هر شخصی نقش بسزایی دارد.
در این مقاله سعی کردیم، موارد مهمی که مدیر یک شرکت برای جلوگیری از بروز مشکلات کاری و همچنین پیشرفت روزافزون باید رعایت کند را به طور مختصر و مفید شرح دهیم. اگر فکر میکنید موارد مهم دیگری هستند که میتوان به این لیست اضافه کرد، لطفا از طربق بخش دیدگاهها آن را با ما در میان بگذارید.
