
یکی از عوامل مشترک موفقیت شرکتهای معتبر جهانی، برگزاری منظم جلسات هفتگی است که طی آن از نظرات و ایدههای کارکنان برای بهبود کسبوکار بهرهبرداری میشود.
برخلاف تصور عموم، جلسات مؤثر میتوانند به افزایش انگیزه کارکنان کمک کنند. زمانی که افراد حس کنند نظراتشان مورد توجه قرار میگیرد، با انگیزه و اشتیاق بیشتری به کار خود ادامه میدهند. اما چگونه میتوان جلساتی کوتاه و در عین حال مؤثر برگزار کرد؟
نکات کلیدی برای برگزاری جلسات کوتاه و موثر
برای داشتن جلسات بهینه در محیط کاری، به نکات زیر توجه کنید:
1- جلسات منظم و کوتاه
بهترین مدتزمان برای جلسات کاری، حداکثر یک ساعت است. تحقیقات نشان میدهد که جلسات طولانیتر معمولاً بازدهی کمتری دارند، زیرا تمرکز و انرژی تیم کاهش مییابد. برای حفظ توجه و بهرهوری، جلسه را به ۳۰ تا ۴۵ دقیقه محدود کنید و در پایان یک استراحت کوتاه (۵ تا ۱۰ دقیقه) در نظر بگیرید. این استراحت نه تنها فرصتی برای بازیابی انرژی است، بلکه ممکن است ایدههای جدیدی به ذهن اعضای تیم خطور کند.
2- حضور کامل اعضای تیم
یکی از چالشهای رایج در جلسات، عدم حضور برخی اعضاست که ممکن است بهنظر برسد در بحث نقش چندانی ندارند؛ اما هر عضو تیم، چه بهطور مستقیم و چه غیرمستقیم، میتواند دیدگاههای جدید و ارزشمندی ارائه دهد. ایجاد فضایی که در آن همه افراد احساس راحتی و تشویق به مشارکت کنند، به تقویت روحیه تیم و افزایش تعهد به اهداف سازمانی منجر میشود.
3- انتخاب مکان مناسب
محیط جلسه تأثیر زیادی بر کیفیت بحثها دارد. مکانی که انتخاب میکنید باید آرام و بدون حواسپرتی باشد. اگر جلسهای خلاقانه یا ایدهپردازانه دارید، میتوانید مکان را به خارج از شرکت تغییر دهید. بهعنوان مثال، یک کافه یا رستوران میتواند فضایی متفاوت و خلاقانهتر ایجاد کرده و به اعضای تیم کمک کند تا آزادانهتر فکر کنند و ایدههای نو ارائه دهند.
اگر هدف جلسه کوتاه و سریع است، میتوانید آن را به صورت ایستاده برگزار کنید. جلسات ایستاده افراد را ترغیب میکنند تا مستقیماً به موضوعات اصلی بپردازند. با اعلام این نکته که جلسه برای صرفهجویی در وقت و با توجه به مشغله همه، بهصورت ایستاده برگزار میشود، میتوانید به سرعت مسائل را مطرح و بررسی کرده و پس از آن، اعضا به کارهای خود بازگردند.
4- ایجاد فضای آزاد و دوستانه
برای برگزاری جلسات کوتاه و مؤثر، ایجاد فضایی که افراد در آن آزادانه بتوانند ایدههای خود را بیان کنند، بسیار مهم است. بهعنوان یک مدیر، سعی کنید کمتر قضاوت کنید و بیشتر گوش بدهید. اگر یکی از کارکنان ایدهای مطرح میکند، اجازه دهید کاملاً صحبتش را به پایان برساند و سپس نظرات خود را ارائه کنید. این رویکرد نهتنها خلاقیت را تقویت میکند، بلکه کارکنان را تشویق میکند تا بیشتر در فرآیند ارائه ایدههای جدید مشارکت کنند، چرا که احساس میکنند نظراتشان ارزشمند است.
5- استفاده از تکنیکهای بصری
استفاده از روشهای بصری مانند پاورپوینت، نمودارها و تصاویر میتواند به درک بهتر موضوعات کمک کند. این تکنیکها نهتنها توجه اعضای تیم را جلب میکنند، بلکه مطالب را بهصورت ساختارمند و جذاب ارائه داده و میتوانند به انتقال بهتر پیامها و اطلاعات کمک زیادی بکنند.
6- استفاده از شوخطبعی
شوخطبعی میتواند به کاهش تنشها و ایجاد فضایی دوستانه کمک کند. وقتی اعضای تیم حس راحتی داشته باشند و بخندند، احتمال اینکه ایدههای جدیدی مطرح کنند، بیشتر است. جلساتی که جو مثبتی دارند، معمولاً نتایج بهتری نیز بهدنبال دارند. شوخیهای بهجا و مناسب میتواند به ایجاد فضایی غیررسمی و سالم کمک کرده و خلاقیت و تعامل را افزایش دهد.
7- مشخص کردن موضوع جلسه
انتخاب موضوع مناسب برای هر جلسه میتواند چالشبرانگیز باشد. برای جلوگیری از سردرگمی و پراکندگی مباحث، میتوانید یکی از سه موضوع زیر را بهعنوان محور اصلی جلسه انتخاب کنید:
- افزایش فروش: بحث درباره روشهای نوین جذب مشتری و راهکارهای افزایش درآمد.
- رشد کسبوکار: تبادل نظر در مورد استراتژیهای توسعه و گسترش فعالیتها.
- افزایش رضایت مشتریان: بررسی راهکارهایی برای بهبود تجربه مشتری و دریافت بازخورد مثبت.
8- تهیه دستور جلسه و صورتجلسه
برای اطمینان از پیگیری و اجرای تصمیمات، لازم است یکی از اعضای تیم مسئول یادداشتبرداری از جلسه باشد. این یادداشتها باید شامل تصمیمات اتخاذ شده، وظایف محول شده و مهلتهای تعیینشده باشند. این کار به اعضای تیم کمک میکند پس از جلسه بهطور دقیق بدانند چه اقداماتی باید انجام شود و چه زمانی باید آنها را تکمیل کنند.
بدون دستور جلسه و صورتجلسه، احتمال فراموشی مسائل و کاهش پیشرفت در کارها وجود دارد.
9- اجتناب از برگزاری جلسات غیرضروری
یکی از اصول برگزاری جلسات مؤثر، ارزیابی نیاز به برگزاری آن است. همیشه از خود بپرسید: «آیا واقعاً این جلسه ضروری است؟» اگر پاسخ منفی است، بهتر است از برگزاری جلسه صرفنظر کنید.
10- شروع و پایان به موقع جلسات
یکی از چالشهای رایج در جلسات، تأخیر شرکتکنندگان است. برای مدیریت این مسئله، میتوانید پس از مدت کوتاهی درهای جلسه را ببندید و جلسه را طبق برنامه ادامه دهید. این اقدام به شما کمک میکند تا بر روی موضوعات مهم تمرکز کنید و از اتلاف زمان جلوگیری شود. همچنین، بهعنوان مدیر جلسه باید اطمینان حاصل کنید که جلسه بهموقع شروع و بهموقع پایان یابد. این رویکرد به شما اجازه میدهد تا جلسه را بدون مزاحمت برگزار کرده و بر محتوای آن تمرکز بیشتری داشته باشید.
11- تشویق به پرسش و شنیدن نظرات دیگران
در طول جلسات، به یاد داشته باشید که باید به تعادل بین شنیدن و صحبت کردن توجه کنید. یعنی بیشتر گوش دهید و نظرات دیگران را بشنوید و در عین حال سؤالات مناسبی بپرسید. این روش به شما کمک میکند تا ایدههای مختلف را بهتر درک کرده و از تواناییهای تیم خود به بهترین نحو استفاده کنید.
12- تقسیم نقشها
یکی از روشهای مؤثر برای برگزاری جلسات کوتاه و کارآمد، تقسیم نقشها در جلسه است. در این روش، به هر عضو تیم یک نقش خاص محول میشود که بر افزایش تمرکز و کارایی جلسه کمک میکند.
برای مثال، میتوانید فردی را بهعنوان «راهنما» تعیین کنید که وظیفهاش مدیریت جلسه و هدایت بحثها باشد. یا میتوانید شخصی را بهعنوان «منتقد» انتخاب کنید که وظیفهاش نقد و به چالش کشیدن ایدههاست و نقاط قوت و ضعف آنها را مشخص میکند.
این تقسیم وظایف نهتنها باعث افزایش احساس مسئولیت در افراد میشود، بلکه آنها را به مشارکت دقیقتر در بحثها و تصمیمگیریها ترغیب میکند.
راز موفقیت تیمها: برگزاری جلسات کوتاه و مؤثر
برگزاری جلسات کاری کوتاه و مؤثر میتواند تأثیر چشمگیری بر بهبود عملکرد تیم و افزایش انگیزه کارکنان داشته باشد. با اجرای نکات کلیدی مانند تعیین زمان مشخص برای جلسه، تشویق به مشارکت فعال همه اعضا، انتخاب مکان مناسب و استفاده از ابزارهای بصری و شوخطبعی، میتوانید جلساتی پربارتر و متمرکزتر برگزار کنید. مهمتر از همه، باید اطمینان حاصل کنید که هر جلسه به موضوع خاصی میپردازد و نتایج آن بهطور دقیق ثبت میشود.
رعایت این اصول نهتنها به شما کمک میکند تا زمان بیشتری برای انجام پروژهها و وظایف اصلی داشته باشید، بلکه باعث میشود ایدهها و نظرات جدیدی از تیم خود دریافت کنید که به رشد و پیشرفت سازمان منجر میشود.